Les actes de l'état civil sont des écrits dans lesquels l'autorité publique constate de manière authentique un événement dont dépend l'état d'une ou plusieurs personnes. Les conditions de forme et de fond des informations reportées sur l'acte de l'état civil sont encadrées par les articles 34 à 101-2 du code civil.

L'acte de l'état civil retranscrit les informations constitutives de l'état de la personne titulaire de l'acte, dès lors que la finalité de l'état de civil est de permettre l'identification certaine et complète de cette personne. Les principales informations relatives à l'état d'une personne sont celles relatives à sa naissance et à son état civil (nom, prénoms et sexe), ses liens de filiation, le cas échéant l'indication de la conclusion d'un mariage ou d'un pacte civil de solidarité, ainsi que son décès.

S'agissant de l'acte de reconnaissance, celui-ci est porté en marge de l'acte de naissance de l'enfant en vertu de l'article 62 du code civil ou directement dans le corps de l'acte de naissance lorsque la reconnaissance est effectuée concomitamment à la déclaration de naissance. La reconnaissance a, en effet, un impact sur l'état de l'enfant puisqu'elle établit un lien de filiation à l'égard de la personne auteur de cette reconnaissance.

En revanche, cette reconnaissance n'impacte pas l'état de la personne auteur de la reconnaissance. Par conséquent, des difficultés sont susceptibles de se faire jour au décès d'une personne pour identifier ses enfants, lesquels ne figurent pas en marge de son acte de naissance. Au-delà du livret de famille qui permet de retracer la généalogie des familles, le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 modifié relatif à l'état civil a facilité l'accès aux actes de l'état civil aux notaires et généalogistes. Les notaires disposent d'un accès dématérialisé aux données de l'état civil via le dispositif COMEDEC (communication électronique des données de l'état civil) qui vise à simplifier et accélérer la transmission des informations d'état civil.

Une circulaire du 4 janvier 2023 relative à la procédure d'accès par les généalogistes professionnels aux actes et registres de l'état civil datant de moins de 75 ans rappelle le cadre juridique existant et clarifie les conditions d'accès aux actes et aux registres de l'état civil dont peuvent bénéficier les généalogistes professionnels (JO Sénat, 02.03.2023, question n° 02880, p. 1591).